Toda entidad, asociación, sociedad o simple agrupación de personas, debe estar regida por reglas, o principios que garanticen un ordenamiento y eficaz desarrollo de sus actividades, mucho más si las reuniones son deliberantes como ocurre en una CD o en una Asamblea, ya sea esta ordinaria o extraordinaria. Todas ellas deben estar sometidas a un PROCEDIMIENTO que debe estar bien definido, para poder establecer el orden, prioridad en las acciones y comportamiento de las personas para poder garantizar el derecho que tiene la mayoría para decidir; El derecho de la minoría para ser oída, y la obligación que tienen los ausentes para cumplir.
El conjunto de estas normas se conoce con el nombre de "PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO O REGLAMENTO DE DEBATES".
Qué se entiende por "Procedimiento Parlamentario”.?
Debe su nombre a las normas y costumbres utilizadas para dirigir el desarrollo de las actividades del Parlamento Ingles. Es esencialmente un Manual de consulta cuyo propósito primordial es el de suministrar a la sociedad y sus dirigentes un conjunto de disposiciones reglamentarias que permitan que sus reuniones se conduzcan de manera ordenada y oportuna.
El PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO permite una adecuación de prioridad y respeto, buena convivencia y tolerancia durante los debates que se presenten en las diversas clases de reuniones, que toda institución ya tiene establecidas en sus Estatutos y Reglamentos.
Qué es una Comisión Directiva o del directorio?
Es la reunión de pocas personas elegidas y que constituye el organismo que tiene la función de controlar y dirigir y planificar los diversos asuntos y actividades de una entidad.
Esta investido de todos los poderes corporativos que están implícitamente expresados en los Estatutos y Reglamentos.
La Comisión Directiva constituye el cuerpo ejecutivo de la entidad, por medio de sus componentes es responsable de dar cumplimiento y ejecución a los planes y programas propuestos y aprobados en las reuniones deliberativas.
Qué es una Asamblea Ordinaria?
Es la reunión deliberante de una entidad, en la que deben participar la mayoría simple de sus asociados donde debaten diversos asuntos consignados en el Orden del Día y que sesiona regularmente en periodos ya establecidos en sus Estatutos y Reglamentos.
Qué es una Asamblea Extraordinaria?
Es la reunión deliberante de una entidad, en la que deben estar presentes la mayoría simple de sus asociados, y en la que se debate únicamente uno o muy pocos asuntos de vital importancia o urgencia, previa convocatoria expresa para este fin
Qué es una reunión de Comisión Directiva Ordinaria?
Por las características que tiene, constituye en sí una reunión de CD abierta a sus socios, los cuales por estatutos y reglamentos, pueden estar presentes, con voz (de opinión), pero sin voto. Se caracteriza por ser una reunión de trabajo deliberante e informativo del acontecer de la entidad, seguida de una actividad social.
Qué es una reunión de Comisión Directiva Extraordinaria?
Por las características que tiene, constituye en sí una reunión de CD cerrada a sus socios, los cuales por estatutos y reglamentos, no pueden estar presentes, a menos que hayan sido convocados expresamente, estos tienen voz de opinión, pero no votan. Solo podrán deliberar los miembros de la CD. Se caracteriza por ser una reunión de trabajo deliberante e informativo del acontecer de la entidad,
Qué se entiende por Quórum?
Se refiere al número mínimo de socios que deben estar presentes en la reunión de una institución antes de que esta pueda constituirse legalmente. Se acepta como Quórum la mitad más uno de sus integrantes.
Qué es una Simple Mayoría?
Es la reunión constituida antes de votar, por más de la mitad de sus asistentes.
Qué se entiende por Mayoría Absoluta?
Es la reunión constituida antes de votar, por más de la mitad de sus integrantes, sobre la base del número total de sus inscritos legalmente
A qué se denomina Mayoría Extraordinaria?
Es la reunión conformada antes de votar por las dos terceras partes del número de asistentes antes de votar, una vez constituido el Quórum.
Cuál es el quórum de una Comisión Directiva?
En la CD de un club/entidad el quórum está establecido por la mitad mas uno del número de sus integrantes. Generalmente si la Comisión Directiva está compuesta por 15 personas constituyen el Quórum la presencia de 8 miembros.
Cuál es el quórum de una Asamblea Ordinaria?
El quórum se establece con la mayoría absoluta. Si no se cumple este requisito, se puede convocar a una segunda reunión en una fecha próxima. Si en esta segunda reunión no existe el quórum reglamentario se cita a una tercera reunión en la que el quórum se establece con el número de asistentes a la hora fijada. La tercera convocatoria debe ser realizada en forma escrita y con una antelación de por lo menos 48 horas.
Cuál es el quórum de una Asamblea Extraordinaria?
El quórum se establece con la asistencia de las dos terceras partes del número total de socios. De no haber el número necesario para la primera convocatoria, se cita a una segunda reunión que se establece con la mayoría absoluta. La citación tiene que ser necesariamente en forma escrita, consignando los temas a tratarse, debiendo comunicarse a la totalidad de sus miembros. La Asamblea Extraordinaria se la convoca expresamente a solicitud del Presidente o a solicitud escrita de por lo menos un tercio de los miembros que componen la entidad.
Qué valor tienen las licencias de los miembros?
Para cualquiera de las reuniones, solo tiene valor las licencias escritas que justifiquen un motivo de viaje, enfermedad o fallecimiento, caso en el que la inasistencia es computada dentro el quórum.
Qué decisiones puede adoptar el Presidente en ausencia de Quórum?
a) Declarar un cuarto intermedio, hasta establecer el quórum
b) Fijar una nueva fecha de reunión.
c) Levantar la sesión indefinidamente.
d) Declarar la sesión en Gran Comisión.
Qué comprende una reunión de Junta Directiva?
Comprende tres partes:
A) Apertura de la Sesión.
B) La Sesión en sí.
C) La clausura de la Sesión.
A) Cómo se realiza la Apertura de la Sesión?
El Presidente para conducir en buena forma una reunión debe respetar que la sesión se realice a la hora fijada. Debe solicitar al Secretario le informe la existencia de quórum, incluyendo los nombres de las personas que solicitaron licencia justificada escrita. Si existe el Quórum reglamentario luego de la invocación el presidente dirá: "Con el quórum reglamentario declaro inaugurada la sesión ordinaria de Comisión Directiva correspondiente a la fecha, y pongo a consideración el siguiente Orden del Día:
El Presidente cuidará que esta no exceda en lo posible de las dos horas, seguir estrictamente el Orden del Día, no pasara otro asunto si no se ha resuelto el anterior, que los informes sean presentados en forma escrita, y vigilar que todos los asistentes tengan la oportunidad de participar en las decisiones.
B) En qué consiste la Sesión en sí?
El éxito de la reunión radica en que ésta se desarrolle dé acuerdo con un plan establecido con antelación y que incluya todos los asuntos que deban discutirse o ponerse en conocimiento de la Comisión Directiva o de la Asamblea. Este plan se conoce con el nombre de Orden del Día.
Cuando el Presidente somete a consideración de los asistentes el Orden del Día, es el momento en el que los socios pueden solicitar se incluya algún otro punto que no fue propuesto. Una vez aprobado no se puede incluir ningún otro asunto. Si algún socio insiste en que se considere otro punto más, debe solicitar previamente que se reconsidere el Orden del Día, ya que constituye una modificación a lo que ya fue aprobado. En esta circunstancia el Presidente debe pedir a los miembros presentes que alguien más esté de acuerdo en la reconsideración, de ser aceptada es necesario la aprobación de la reconsideración con el voto a favor de la enmienda, de dos terceras partes de los asistentes.
A qué se refiere el Orden del Día?
Se refiere al plan que es preparado antes de iniciar la reunión entre el Presidente y el Secretario en el que se incluyen generalmente los siguientes puntos:
a) Aprobación del Orden del Día
b) Lectura y consideración del Acta de la sesión anterior.
c) Enmiendas, aprobación y firma del Acta.
d) Lectura de la correspondencia recibida. Su consideración y solución.
e) Lectura de la correspondencia despachada.
f) Informe del Secretario.
g) Informe del Tesorero.
h) Informe de las Sub Comisiones.
i) Informe del Presidente.
j) Consideración de asuntos pendientes.
k) Consideración de asuntos nuevos.
Se debe incluir Asuntos Varios en el Orden del Día?
El punto de Varios NO EXISTE en una reunión deliberativa, puesto que antes de la aprobación del Orden del Día, se da la oportunidad para insertar todos los puntos que se deseen sean tratados en la reunión. Todo asunto que se presente luego de la aprobación del Orden del Día debe ser tratado en la próxima reunión. En el caso de tratarse de un asunto de urgencia, deberá previamente presentarse una moción de reconsideración.
A qué se hace referencia con Tribuna Libre o forma de debatir los temas?
No es debatible, y no es considerada como una moción. Tiene características especiales y su aplicación es muy restringida a casos como:
a) Realzar una conmemoración cívica.
b) Para felicitar el éxito de una gestión o de una actividad.
c) Para resaltar la nueva posición meritoria o un ascenso de un socio.
d) Para agradecer una atención recibida.
Para su aplicación el Secretario de actas o quien presida la reunión, tiene la obligación de sondear o intentar averiguar el pensamiento de otras personas o su disposición acerca de un asunto, entre las personalidades que están presentes en el acto, si ellos harán uso de la palabra, deberán confeccionar un listado de turnos para hablar, respetando la jerarquía de la autoridad, de tal manera que cuando hace uso de la palabra, nadie más puede hacerlo. Esta modalidad debe ser limitada por un tiempo limitado, para no exceder los plazos de la reunión, como por ejemplo el Sr. Tal o Cual tienen 5 minutos para exponer su planteo.
Qué significado y contenido tiene el Acta.
El acta es el documento escrito más importante que tiene el Club, en él esta descrito cronológicamente los acontecimientos, actividades, decisiones, que se adopta, lo que se ha hecho y lo que no se ha realizado, el movimiento de sus socios, el fin es la historia permanente de la entidad. Debe ser cuidadosamente conservada y lo que se registra en un Libro de Actas que es un libro con hojas foliadas, y que por ninguna razón deben ser sacadas sus hojas, de ocurrir esta situación constituye un delito.
Que contienen las Actas?
En las Actas se registra lo siguiente:
a) Fecha, lugar y hora de la sesión.
b) Nombre del Club.
c) Tipo de reunión (Ordinaria, Extraordinaria, Asamblea, Etc.)
d) Licencias escritas recibidas.
e) Nomina de miembros del Directorio asistentes y ausentes.
f) Nombre y razón de la correspondencia recibida y el tratamiento que se ha dado a cada una de ellas.
g) Nombres y razón de la correspondencia despachada.
h) Resumen de las decisiones adoptadas de los diversos informes.
i) Consideración de las ponencias, sus resultados y nombres de los postulantes.
j) Tipo de voto y resultados.
k) Fecha y hora de la clausura de la sesión.
Qué derecho al uso de la palabra tiene un socio?
Nadie debe intervenir en una reunión si antes no ha solicitado el uso de la palabra. Quien desea hablar debe dirigirse a la persona que preside la sesión, expresando el cargo que desempeña y repitiendo en voz alta: "PIDO LA PALABRA", luego deberá esperar la respuesta de quien dirige; Si ésta es concedida se dirá: "TIENE LA PALABRA o QUEDA EN TURNO TAL, PARA HACER USO DE ELLA".
Cuando dos personas solicitan la palabra al mismo tiempo, queda a juicio de quien preside otorgar el turno correspondiente. El Secretario tiene la obligación de anotar y respetar rigurosamente la secuencia de quienes han solicitado el uso de la palabra para informar al Presidente.
Se considera como un tiempo suficiente para justificar y apoyar una moción el tiempo máximo de cinco minutos. NINGUN MIEMBRO DEBE HABLAR MAS DE UNA VEZ SOBRE EL MISMO TEMA. Sólo en el caso de ser mencionado podrá hacer uso de la "Replica" por una sola vez.
El proponente de una moción en el momento de fundamentar su proposición tiene la libertad de excederse los cinco minutos, y podrá usar de la palabra cuantas veces sea requerido para hacer aclaraciones o cuando sea aludido por otro miembro.
No es correcto y es de mala educación que quién hace uso de la palabra, se dirija a terceras personas haciendo alusiones que no están encuadradas a la moral y buenas costumbres.
Qué es un Debate?
Es la consideración deliberativa de un asunto, resolución, informe, moción etc. por los asistentes, una vez constituido el Quórum reglamentario.
Que es una MOCION?
Es una proposición que se hace en una reunión que esta deliberando. Puede ser escrita o verbal, presentada por uno o varios socios. Si es verbal deberá oficializarse en forma escrita. Su presentación sólo puede hacerse si previamente ha sido inscrita en el Orden del Día.
Las mociones verbales son consideradas de excepción, y como tales deben demostrar su necesidad y urgencia para ser tratadas.
Las mociones escritas son mas razonadas y deben ser presentas en forma escrita, con la debida antelación para que puedan estar comprendidas en el Orden del Día y oportunamente debatidas.
En qué casos puede ser retirada una moción?
El Presidente para someter a consideración una moción lo hace diciendo: "PONGO EN CONSIDERACIÓN LA SIGUIENTE MOCION". Hace leer la misma por el Secretario y luego continúa con la palabra y dice: ¿ALGUNOS DE LOS PRESENTES APOYA ESTA MOCION?
Una moción para ser considerada tiene que estar necesariamente apoyada por otro miembro de la entidad. Si nadie confiere este apoyo. Esta moción es archivada en secretaria.
Una moción que se encuentra en debate puede ser retirada?
Solo él o los postulantes pueden retira una moción que está siendo considerada.
El Presidente puede intervenir en el debate de una moción?
Puede hacer suya la moción, caso en el que para fundamentar su posición, necesariamente debe dejar la presidencia en manos de la autoridad inmediata que esté presente, hasta que concluya su debate. Caso contrario podrá ser llamado al orden.
Cuantas clases de moción pueden presentarse?
a) MOCION PRINCIPAL.- Es la que se pone en consideración por primera vez. No tiene precedencia de nada, puede ser debatible y puede ser enmendada.
b) MOCION SECUNDARIA.- Es la moción que puede modificar a la principal, complementarla, postergar su consideración, o referirla a una comisión. La Moción Secundaria debe referirse exclusivamente a la principal y cuando se la debate, esta debe ser resuelta antes que la principal.
También son mociones secundarias las siguientes:
1.- Declarar suficiente discusión.
2.- Solicitar votación.
3.- Solicitar información técnica.
4.- Solicitar dispensación de trámites.
c) MOCION INCIDENTAL.- Es la que surge en medio del debate, con relación a otros asuntos relacionados y pendientes que deben ser resueltos previamente. Estas mociones son debatibles pero no pueden ser enmendadas.
1.- Moción de Orden.
2.- Exención de alguna reglamentación.
3.- Consideración del asunto por partes o párrafos.
4.- Preguntas sobre Estatutos y Reglamentos o Procedimiento Parlamentario.
d) MOCION PRIVILEGIADA.- Es aquella que aún cuando no está relacionada con él
Tema que se está tratando, es de tal importancia que exige una atención inmediata. Goza de prioridad y no es debatible.
1.- Fijar el tiempo de duración del debate.
2.- Proponer la suspensión de la reunión por causa muy justificada.
3,- Proponer un cuarto intermedio, para mejorar el debate.
4.- Solicitar se respete el Orden del Día.
e) MOCION DE ORDEN.- Quién hace uso de la palabra deberá referirse únicamente al tema de la discusión. En el caso de desviarse del tema el Presidente o cualquier otro miembro puede solicitar una "MOCION DE ORDEN", caso en el que la presidencia otorga la palabra a este último para que exprese razonablemente su criterio; de ser pertinente el Presidente llama al orden y pide que se circunscriba al tema que está en debate.
f) MOCION DE RECONSIDERACION.- Procede cuando una moción ha sido ya votada durante la misma sesión o excepcionalmente en la anterior sesión y que están presentes las mismas personas que conocieron el asunto tratado. Esta moción no puede ser referida a comisiones, ni puede ser postergada a una subsiguiente sesión. Su consideración y aprobación procede con el voto afirmativo de las dos terceras partes de los asistentes a la reunión. Si la reconsideración no es aprobada puede presentarse una nueva solicitud de reconsideración que deberá ser aprobada por unanimidad de los asistentes.
En qué casos se produce una votación?
Cuando una moción ha sido suficientemente discutida y no se llega a un consenso por mayoría y hay discrepancia muy notoria, la presidencia puede declarar cerrado el debate e invitara a una votación. Entonces solicita al secretario se lean las ponencias mas apoyadas para que sean definidas mediante el voto de los asistentes.
También uno o varios socios pueden pedir que se suspenda la discusión y que se proceda al voto, lo cual equivale a plantear una moción secundaria, que deberá ser apoyada y aprobada previamente antes de proceder a la votación.
Cuando es aceptado el hecho de llegar al voto, ninguno de los participantes puede retirarse de la sala. Caso contrario quienes abandonaron el recinto deberán acatar el resultado de la votación.
Es importante hacer notar que nadie puede votar en representación de otro miembro, ni enviar su voto estando ausente.
Cuáles son las formas más usuales de votación?
Antes de iniciar una votación el Presidente solicitará a los presentes el tipo de votación. Las formas más usuales son:
a) Votación Abierta.- Es la que se realiza expresando el voto a viva voz, levantando la mano o poniéndose de pie.
b) Votación Nominal.- Cuando el Secretario llama uno por uno a los socios por su nombre y pide que emita su voto a viva voz.
d) Votación Secreta.- Se la efectúa haciendo uso de las papeletas de sufragio, las que son distribuidas por el Secretario para que en ellas cada uno de los asistentes escriba una palabra o anote un signo que previamente se ha establecido. Luego la papeleta doblada debe ser depositada en un ánfora para que un Comité escrutador verifique la votación y haga conocer el resultado.
La persona que preside la reunión puede votar?
La autoridad que está dirigiendo la reunión en ningún caso puede emitir su voto, a menos que esté contemplado en su estatuto o reglamento.
Qué es un empate?
Cuando el resultado de la votación es similar en número de votos entre los que están a favor y los que están en contra, se establece un EMPATE, oportunidad en la que el Presidente si así lo desea puede dirimir el empate dando su voto. De lo contrario se podrá ir a una segunda y tercera votación para romper el empate. Producida la tercera votación y si persiste el empate el Presidente está obligado a emitir su voto. En ningún caso debe ser de abstención.
Cuándo se procede a la clausura de una reunión o sesión?
a) Cuando se ha concluido la consideración del Orden del Día.
b) Cuando se ha presentado una moción de clausura y esta ha sido respaldada. Caso en el que los asuntos no tratados quedan en mesa como "asuntos pendientes", los mismos que deben ser tratados prioritariamente en la próxima sesión.
En qué casos no se puede clausurar una sesión?
a) Cuando se está efectuando una votación.
b) Cuando se está presentando un informe.
c) La sala ha declarado un cuarto intermedio.
Cómo se procede a la clausura de la sesión?
Luego de agradecer la presencia de las autoridades y asistentes a la sesión, el Presidente puede decir: " HABIENDO CONSIDERADO TODOS LOS PUNTOS DEL ORDEN DEL DIA, QUEDA CONCLUIDA LA PRESENTE SESION ORDINARIA DE COMISIÓN DIRECTIVA CORRESPONDIENTE A LA FECHA"
En resumen, "nunca" en las reuniones de CD o Asambleas, polemice o personalice el tema a tratar con otra persona, "siempre" se debe plantear las ideas sobre el tema y nunca sobre las opiniones de los demás miembros, de polemizar logrará prolongar la reunión en forma innecesaria y seguramente no llegarán a tomar las desiciones que deseaban, cuando plantearon reunirse.
El responsable de que no ocurran las polémicas es de la persona designada para leer la órden del día y ordenar el listado de oradores.
Siempre las reuniones de este tipo deben ser colegiadas, de no hacerlas, las mismas son destinadas al fracaso total.
Siempre deben tratar temas que estén por escrito y en la órden del día, los temas planteados por socios en forma verbal no deben ser tratados oficialemente, siempre los temas que los socios deseen plantear, deben ser presentados por escrito durante el mes anterior para poder ser volcado a la órden del día de la reunión de CD de ese mes. Estas presentaciones deben ser presentadas por duplicado e ingresados a la entidad por la secretaría, la cual deberá firmar y sellar el duplicado para darle ingreso a la institucíón como un trámite legal.
Todo tema presentado debe ser trasncripto al libro de actas como antecedente tratado, y la carta o nota debe ser archivada y ellada donde conste, el número de líbro de actas, número de folio y fecha, como así también debe figurar las determinaciones de la votación, sean estas a favor o en contra de la propuesta.
Estas notas o cartas, tienen valor de declaración jurada.
Toda resolución tomada en la CD, debe ser contestada en igual tenor al socio o miembro que presentó la nota o carta, es decir por escrito y la misma debe contener los datos que figuran el libro de actas como ser, libro, folio y fecha.
Buenos Aires 4 de Septiembre de 2011 (Recopilación de datos protocolares y adaptaciones de texto: LU2CRM)
